Тайм-менеджмент: 10 простих порад з особистого досвіду

23 березня
Тайм-менеджмент: 10 простих порад з особистого досвіду
Тайм-менеджмент: 10 простих порад з особистого досвіду
Прості правила самоорганізації іноді дозволяють економити по дві години щодня, не працювати більше, ніж треба, швидше виконувати термінові задачі та, що дуже важливо, менше нервувати. Наш колега Дерек Гібб, Engagement Manager зі швейцарського Цуга, паралельно працює з безліччю акаунтів і проектних команд та змушений приділяти багато уваги плануванню свого часу. Спеціально для DataArt Wellbeing Weeks ми попросили Дерека поділитися улюбленими техніками тайм-менеджменту.
  1. Актуальність календаря. Перевіряйте список справ двічі на день, наприклад, вранці перед початком роботи та після обіду. Уточнюючи розклад, ставте собі такі запитання: чи справді вам потрібно йти на певну зустріч, що дасть вам присутність на ній, чим ви зможете допомогти іншим учасникам, чи не буде запланована зустріч марною тратою часу.
  2. 10 хвилин на список справ. Витратьте дев'ять хвилин, щоб записати to-do list, і ще одну — на пріоритизацію задач. Виділіть невідкладні справи та переконайтеся, що як пріоритети дійсно вибрали все найтерміновіше, а не те, чим хочеться швидше зайнятися.
  3. Таймбоксинг. Відведіть кожній задачі певний час і постарайтеся дотримуватися власного плану.
  4. Не відволікайтеся. Раптово перемикаючи увагу, ви втрачаєте найбільше часу. Якщо сконцентруватися складно, постарайтеся розібратися, що саме відволікає вас від роботи. Виділіть на цей час — ви будете набагато менше хвилюватися, знаючи, що зможете розібратися з джерелом занепокоєння за розкладом.
  5. Відключайте сповіщення. Якщо ви не на якомусь важливому чергуванні та хочете зосередитися на об'ємному шматку роботи, що вимагає занурення у проблему, закрийте месенджери. Перевіряйте повідомлення в пошті, MS Teams, телефоні та Skype раз на годину — на це можна відвести цілих десять хвилин наприкінці кожної години. Цього вистачить, щоб відповісти на термінові повідомлення. Не лякайтеся, майже будь-яка справа може почекати 50 хвилин. Винятки — велика рідкість.
  6. Обережніше з любителями поговорити. Люди гідні уваги: ​​якщо в колеги виникло запитання або він просто хоче поділитися наболілим, його краще вислухати та постаратися допомогти. Однак немає нічого поганого в тому, щоб уточнити, наскільки термінової реакції вимагає проблема. Якщо колега забирає забагато вашого часу, на жаль, доведеться позначити межі — у вас можуть бути не менш термінові справи.
  7. Плануйте зустрічі. Перед кожним зідзвоном визначте, що ви хочете отримати від розмови, чим поділитися, яку проблему розв’язати. Дійте відповідно до наміченого плану. Якщо ви виконали всі задачі швидше, не соромтеся закінчити розмову раніше. Якщо не ви ініціювали зустріч, але ваша допомога на ній вже вочевидь не знадобиться, цілком пристойно вибачитися та переключитися на невідкладні справи.
  8. Делегуйте. Якщо маєте можливість, намагайтеся передати задачі тим, хто зможе виконати їх краще та швидше за вас. Переконавшись, що графік колеги дозволяє взяти на себе додаткове навантаження, максимально детально поясніть, що саме потрібно зробити та якого результату ви чекаєте. Дайте 20 хвилин на осмислення задачі та запитайте, чи не потрібні уточнення. Після виконання не забудьте спільно оцінити результат.
  9. Не будьте перфекціоністом. Завжди є спокуса довше повозитися з цікавим завданням, навіть якщо це шкодить решті роботі. Постарайтеся вчасно ставити крапку. Подивіться, що вже зроблено, та поцікавтеся у колег, чи відповідає результат їхнім очікуванням. Якщо так, можна переходити до наступної задачі.
  10. Не втрачайте час, чекаючи на інших. Якщо ви не можете працювати далі, поки не отримаєте результату від колеги, попередьте про це. Домовтеся на самому початку, коли вам буде потрібна його частина роботи. Коли пройде 80 % відведеного на задачу часу, переконайтеся, що все йде за планом.

Щоб дотримуватися власного плану, зовсім необов'язково бути різким, обриваючи співрозмовника на півслові чи відмовляючи колегам у допомозі. Головне — залишатися послідовним та не забувати відводити час, зокрема, на невеликі задачі.